Info vorab:
im Hilfecenter habe ich eine Checkliste erstellt um abzuhaken, ob alles vorhanden ist. Unter "HKA Checkliste"
Eine bearbeitete HKA Abrechnung der Buchhaltung ist hier abgelegt:
Objektname – 02.Abrechnung und Wirtschaftspläne – Jahr – HKA (die ist finalisiert und könnt ihr als Beispiel nutzen)
Neue HKA wie folgt bearbeiten und ablegen:
Zu finden: Objektname – 06.Buchhaltung – Jahr – 06_04 Heizkostenabrechnung (hier kann manchmal auch die vom Vorjahr liegen, wenn ihr sie wie oben beschrieben nicht findet
Neuen Ordner erstellen für „HKA Rechnungen“ (dort kommen die abzurechnenden Rechnungen rein)
Kathrin und ich erfassen schon ein paar Rechnungen, die zur HKA gehören, und legen sie dann schon im Ordner ab. Kann leider immer vorkommen, dass wir welche übersehen, die müsstet ihr dann suchen oder erfragen
Neues EXCEL Sheet auf Basis des Vorjahres erstellen (zu finden wie oben beschrieben und heißt „Heizkostenmeldung“)
Rechnungen suchen
Rechnungen eintragen
Mieterliste aktualisieren
Wie ihr eine Mieterliste zieht, wird hier beschrieben:
https://www.loom.com/share/ce992924877f4c808a5456fb40351044?sid=4db11d3e-0a42-4595-8ff2-e22b82324012
Ob alle Kosten erfasst wurde, könnt ihr mit dem Kontensaldenplan gegenprüfen, den auch bitte bei „HKA Rechnungen“ ablegen, wenn gewünscht
Kontensaldenplan wie folgt ziehen:
https://www.loom.com/share/132badc56736429ea194145a6a8d88fd?sid=10b1323a-31a6-4662-9221-4e8eeb56860a
Daten beim Messdienst einreichen
Bestätigung des Messdienstes der Einreichung auch ablegen im gleichen Ordner wie die Excelliste
Später, wenn die HKA von dem jeweiligen Messdienst (ISTA, Brunata etc.) bearbeitet wurde, werden die heruntergeladenen Dokumente ebenfalls in dem Ordner ablegt und der Buchhalter wird informiert