Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie die einzelnen Posten der Hausgeldabrechnung – wie zum Beispiel Betriebskosten, Versicherungen oder Müllgebühren – anhand der entsprechenden Belege auf ihre Richtigkeit überprüfen können.
Sie haben von uns eine Einladung per E-Mail zur Belegprüfung erhalten und möchten diese online vornehmen?
1. Login
Bitte klicken Sie auf blauen Link in der E-Mail um die Rechnungsprüfung zu starten und loggen Sie sich im Ralph Portal (app.ralph-hv.de) ein.
2. Navigieren Sie im Portal zum Bereich "Finanzen"
Klicken Sie im linken Menü auf „Finanzen“
Wählen Sie anschließend das gewünschte Jahr z.B. „Hausgeldabrechung 2024“ aus.
3. Prüfung, Meldung und Freigabe der einzelnen Belege
In der angezeigten Übersicht sehen Sie alle Buchungskonten mit den jeweiligen Kostenpositionen des gewählten Abrechnungsjahres.
Sie können nun jede Position einzeln durchgehen, um die Buchungen und Belege auf Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit zu prüfen:
Klicken Sie bei der gewünschten Position auf die blaue Schaltfläche „Beleg Ansehen“, um die zugehörigen Belege einzusehen.
Es öffnet sich eine Detailansicht mit dem jeweiligen Belegdokument
Prüfen Sie, ob alle Belege vollständig und korrekt verbucht wurden
Im nächsten Schritt können Sie die Belege über die grüne Schaltfläche "Freigeben"
👉 Hinweis: Über die Schaltfläche „Alle freigeben“ können Sie alle geprüften Belege auf einmal freigeben, anstatt jede Position einzeln zu bestätigen. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie die vollständige Prüfung aller Positionen abgeschlossen haben.
Mit dem roten Schaltfläche "Melden" können Sie unstimmigkeiten bei einzelnen Positionen melden und gleichzeitig Anmerkungen notieren.
Auf der hellgrünen Schaltfläche „Genehmigt von“ können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Positionen bereits durch welches Beiratsmitglied geprüft und freigegeben wurden. So behalten alle den Überblick.
Sobald alle Belege gemeldet und/oder freigegeben wurden, erhält das Team von Ralph eine Benachrichtigung, dass die Prüfung abgeschlossen wurde und kommt auf Sie zu, um die gemeldeten Anmerkungen im Detail abzustimmen.